Zapisnici su dokumenti koji omogućuju službeno bilježenje događaja. Zapisnik služi za dokumentiranje događaja kako se dogodio, za pozivanje na njega kada je to potrebno, za razmjenu informacija na služben i točan način te za pravnu zaštitu. Službeno priopćenje o incidentu donosimo kroz zapisnik.

Što je minuta?

Vođenje zapisnika je proces službenog bilježenja sadržaja događaja, sastanka, procesa transakcije ili razgovora točno onakav kakav jest. Zapisnik se vodi radi zaštite u pravnim procesima, službenog dokumentiranja incidenta, pozivanja na njega kao službenog dokumenta u pravnim procesima i točnog prenošenja situacije.

Zapisnik koji sastavljaju službene institucije mogu potpisati policija, javni bilježnik, sud, poduzeća, državni uredi ili službene institucije.

Kako voditi zapisnik?

Budući da je zapisnik službeni dokument, potrebno je pridržavati se određenih pravila prilikom njegove izrade. Procedure vođenja zapisnika mogu imati promjene i različite detalje u vezi s prirodom i mjestom događaja koji se bilježi. Možete primijeniti sljedeće uvjete kao primjer kako voditi zapisnik:

• Prije početka sadržaja zapisnika potrebno je napisati naslov u skladu s pravilima. Ukoliko ne postoji posebna situacija za događaj koji je predmet izvješća, naslov treba biti napisan na sredini stranice velikim slovima kao "ZAPISNIK".
• Nakon navođenja prirode incidenta opisanog u izvješću, treba dati detaljne informacije o incidentu. Osim detaljnih informacija o incidentu, u izvješće treba uključiti i način na koji su informacije o incidentu dobivene.
• Informacije kao što su gdje se incident dogodio, datum i vrijeme, kao i o čemu se radilo, također trebaju biti jasno navedene.
• Ukoliko postoje dokazi koji se mogu smatrati dokazima u vezi s događajem navedenim u izvješću, i njih treba dodati u izvješće. U izvješće treba uključiti i podatke o tome kako su dokazi pribavljeni.
• Ako će zapisnik zauzimati više od jedne stranice, poleđinu stranica treba ostaviti praznu, a nove stranice numerirati.
• Također su potrebni mokri potpisi osoba čiji su podaci uključeni u zapisnik. Zapisnik bez potpisa je nevažeći.

Stvari koje treba uzeti u obzir dok pripremate zapisnik

Budući da su zapisnici službeni dokumenti, prilikom sastavljanja zapisnika moraju se poštovati određeni predlošci i pravila. Važne točke u pripremi zapisnika su sljedeće:

• Treba ga pripremiti na papirima formata A4 ili A5.
• Naslov zapisnika treba napisati velikim slovima na sredini stranice.
• Datum i vrijeme incidenta, pojedinosti o tome kako se incident dogodio i kako se saznalo za incident trebaju biti uključeni u detalje.
• Dokazi o incidentu također moraju biti uključeni u izvješće.
• Podaci o identitetu osoba navedenih u zapisniku također moraju biti uključeni.
• Na kraju zapisnika treba navesti datum i vrijeme vođenja zapisnika te potpise navedenih osoba kako bi završetak bio jasan.

Čemu služe minute?

Zapisnik se vodi kao službeni dokument u slučajevima kada je incident potrebno prijaviti. Zapisnik služi kao pravna i pravna zaštita događaja koji su se dogodili, kao referenca za upravljačke situacije poduzeća i odnose zaposlenik-poslodavac. Kako bi zapisnik bio predstavljen kao službeni dokument i bio koristan za incident, mora biti pripremljen s pravim informacijama i pažljivo. Zapisnik se može koristiti kao službeni dokument za različite događaje i svrhe. Možemo navesti prednosti vođenja zapisnika kako slijedi:

• Pravnu zaštitu pružaju korištenjem zapisnika koje vode sud, javni bilježnik, službeni uredi ili javne ustanove kao dokaz u pravnim procesima.
• U slučajevima kada su potrebne sankcije ili kazneni postupak, zapisnici se predočavaju sudovima kao službeni dokumenti koji se odnose na proces incidenta.
• U poslovnim ustanovama može se voditi zapisnik za vođenje detalja o sadržaju sastanaka i rasprava. Ovi se zapisnici mogu koristiti u budućim odlukama.
• Zapisnici koji se vode na radnom mjestu mogu se voditi radi zaštite poslodavca i zaposlenika u pravnim procesima koji se tiču ​​događaja na radnom mjestu.

Kako voditi zapisnik prema njihovim situacijama?

U slučajevima kada je potrebno zabilježiti incident, može se voditi zapisnik, iako u različitim područjima. Zapisnik se može voditi za poslovni život, školovanje i zdravstveno stanje te sudske ili kaznene postupke. U slučaju problematičnih situacija u bolničkim pregledima i liječenjima, može se voditi izvješće o zdravstvenom stanju, izvješće o kaznama kao što je disciplina u obrazovnom životu, izvješće o bilo kakvom problemu u vojnim područjima ili nezgoda na radnom mjestu.

Kako voditi zapisnik o prometnoj nesreći?

Zapisnik o prometnoj nezgodi s materijalnom štetom može se izraditi prema sljedećim pravilima:

• Zapisnik u dva primjerka moraju ispuniti samo osobe koje su sudjelovale u nezgodi. Ako ste sudjelovali u prometnoj nesreći, obavezno je ispuniti zapisnik čak i ako nemate prometnu dozvolu.
• Iako je obrazac koji se popunjava za zapisnik fotokopija, u zapisniku moraju biti prisutni mokri potpisi stranaka.
• Podaci u obrascu moraju biti nepotpuno ispunjeni i jasno naveden uzrok nesreće.
• Budući da će izvješće biti nevažeće ako se tvrtka i polica ne mogu identificirati, osiguravajuća društva i brojevi prometnih polica strana moraju biti navedeni potpuno i točno.
• Izvješće je potrebno dostaviti osiguravajućem društvu u roku od pet radnih dana.

Kako voditi vojna izvješća?

U vojnim područjima zapisnik obično ima fiksni obrazac. Na primjer, ako se izvješće odnosi na disciplinski incident, naslov kao što je 'IZVJEŠĆE O OTKRIVANJU NEDISCIPLINSKOG' piše se u gornjem srednjem dijelu stranice izvješća. Nakon navođenja datuma, točnog vremena i točnog mjesta događaja, u izvješće se unose podaci o događaju i imena koja se u događaju spominju. Nakon što se na kraju navede datum vođenja zapisnika, zapisnik se zaključuje mokrim potpisima osoba navedenih u zapisniku i osobe koja je vodila zapisnik.

Kako čuvati studentska izvješća?

Kao iu ostalim zapisnicima, nakon naslova izvješća velikim slovima upisuje se datum, vrijeme događaja, pojedinosti o događaju i imena koja se spominju u događaju. Nakon što se na kraju doda datum zapisnika, zapisnik se zaključuje mokrim potpisima učenika, nastavnika, pomoćnika ravnatelja i ravnatelja.